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Por Santiago Fernández, Consultor de Procesos y TI, Global IT Solutions Hasta hace no muchos años todas las tareas y operaciones de nuestras empresas se realizaban de manera manual, todo formato era pre impreso y se llenaban a mano y teníamos que tener siempre a la mano nuestro papel carbón. ¿Recuerdan? Hace ya algún tiempo que hemos mejorado sustancialmente, hemos reducido nuestros formatos pre impresos a papeles membretados para correspondencia y otros formatos especiales que no puedan ser generados actualmente por nuestros Sistemas Informáticos. Tenemos ahora como parte de nuestro presupuesto de oficina la imprescindible compra de millares y millares de papel A4 y toners o tintas, dependiendo que usen nuestras impresoras. Pero conforme han pasado estos últimos años nos hemos dado con la sorpresa que nuestra cantidad de información en papel impreso a aumentado de una manera casi exponencial, prácticamente vivimos en un mar de papeles, donde las copias por duplicado, triplicado y mas, se han vuelto parte inevitable de nuestro día a día. Digamos que hasta acá no hay mayores problemas, digamos que con una gestión de archivo empresarial podríamos llevar el control de una manera medianamente optima. Pero existen una serie de riesgos asociados al almacenamiento centralizado y único de documentación. La humedad, los incendios, las potenciales pérdidas, robos, mutilaciones parciales de los documentos son un riesgo siempre latente cuando estos se encuentran justamente almacenados dentro de nuestras instalaciones. Eso sin contar el costo de tenerlos a la mano, desde el mismo hecho que estén dentro de nuestras instalaciones ya es costoso; si por un tema estratégico nuestras oficinas se encuentran en una ubicación céntrica empresarial. El costo por metro cuadrado, ya sea de alquiler o de propiedad es bastante elevado, el hecho de usar espacio de nuestras oficinas para almacenar documentos y quitar espacio que podría ser utilizado para ubicar a mas personal o destinarlo para cualquier otra función, es ya simplemente impensable. Es por ello que desde hace algún tiempo las empresas han empezado a preocuparse por este problema, este crecimiento desmedido de los archivos físicos, los costos de almacenamiento, los riesgos asociados a tenerlos dentro de sus oficinas y otras variables ad hoc de cada una de ellas. Y muchas están llegando a la conclusión natural que es imperativo migrar a soluciones que nos permitan gestionar de manera integra la información de empresa, ya no solo documentos de origen físico, como era al principio, sino que ahora vamos mas allá. Toda la información, no importa el origen, si era un documento de correspondencia externa, si era un reporte de hoja de cálculo, si era un Estado Financiero auditado, si era una foto de un edificio pasa un proyecto inmobiliario, si era un video institucional o una presentación en MS PowerPoint, y mas, todo esto capaz de ser accesado, analizados, compartido y controlado desde un único repositorio corporativo, con los controles de acceso y restricción de la misma institución. Empresas como France Telecom, Shell, Banque Nationale de Paris, bibliotecas, empresas de seguros, agencias de inteligencia y muchas otras instituciones han apostado por proyectos de este tipo, donde los tiempos de retorno sobre la inversión han sido más que increíbles, en algunos casos dentro de los primeros 18 meses. « regresar
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