El sistema de gestión documental su importancia y sus beneficios

El sistema de gestión documental, su importancia y sus beneficios

El sistema de gestión documental su importancia y sus beneficios

  • Existen herramientas y plataformas para proporcionar funciones y funcionalidad que una compañía necesita para administrar de manera efectiva, acceder rápidamente y controlar la información en toda una organización.

Enterese.net.- Toda compañía, ya sea pequeña o grande, siempre busca estar a la vanguardia en todas sus operaciones. En este sentido, busca soluciones y herramientas que ayuden a su funcionalidad. Las empresas que trabajan con diferentes clientes, gestionan electrónicamente y archivan sus documentos comerciales e información con el fin de que sea de fácil acceso y listos para usarse en el trabajo.

Al respecto, Sonia Portugal, gerente general de #Exact, mencionó que: “Para gestionar de una manera correcta los documentos, se necesitan herramientas y plataformas para proporcionar todas las funciones y funcionalidad que una compañía necesita para administrar de manera efectiva, acceder rápidamente y controlar de manera segura la información en toda la organización. Es necesario tener características como captura de información, flujo de trabajo, procesamiento de documentos, colaboración e integración a tu disposición, entre otros”.

Se puede definir la gestión de documentos como el software que controla y organiza documentos a través de una organización. Incorpora captura de documentos y contenido, flujo de trabajo, repositorios de documentos, sistemas de salida y sistemas de recuperación de información. Además, los procesos que se usan para seguir, almacenar y controlar documentos.

En base a ello, una de las acciones fundamentales para que toda empresa se desarrolle correctamente, es contar con este sistema. La gestión documental es el uso de un sistema de computadora o software para almacenar, gestionar y seguir el rastro a los documentos e imágenes electrónicas que en un principio estaban en un papel y que fueron digitalizadas mediante el uso de un scanner.

La gestión documental es esencial para mantener la información de la empresa privada y segura. Sin embargo, no todas las empresas mantienen un proceso continuo de gestión de documentos con sus empleados. Su gestión eficiente implica contar con una política bien redactada, sólida y clara, así es como un sistema informático (o en algunos casos varios sistemas) que pueda indexar la información para su fácil recuperación y permite distintos niveles de seguridad en el acceso a los documentos.

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