Gestión del cambio en un Proyecto ERP

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Por: Héctor Chang

Director Unidad TOTVS Perú – Lima

Uno de los principales frentes a considerar en la implementación de un proyecto de Sistemas Integrados (ERP), es el relacionado a la Gestión del Cambio. Cuando hablamos de cambio en este contexto, referimos al conjunto de actividades y eventualidades dadas desde un estado de origen (actual) a un nuevo y deseado estado futuro.

Normalmente en un proyecto de sistemas de información damos especial interés al aspecto de la tecnología y de los procesos de negocio (funcionalidades) relacionados al alcance del proyecto.

Dentro del plan del proyecto debe asegurarse la transmisión de conocimientos a través de cursos y capacitación formal, simulaciones; así como el acompañamiento  de expertos durante el inicio del nuevo sistema. Normalmente, los proveedores de software proponen estos esquemas.

A este primer nivel, empiezan a aparecer interrogantes relacionadas a asegurar la mejor disposición y las actitudes de las personas involucradas en los nuevos procesos y tecnologías.  Se definen estrategias orientadas a presentar las nuevas herramientas tecnológicas, reducir el temor y la resistencia al cambio. Es normal la consideración de  talleres de motivación y equipos de trabajo.

El monitoreo del clima del proyecto para la detección y atención oportuna de factores de riesgo, así como la estrategia de comunicación a las personas e instituciones involucradas también deberán ser considerados. Todas las observaciones identificadas deben ser  objetivamente evaluadas y respondidas;  pueden ser muchas, muy variadas y en gran medida se relacionan a funcionalidades necesarias y no incluidas en el detalle del proyecto.

Otras tantas están relacionadas al impacto de los nuevos sistemas sobre los roles actuales, la simplificación de las tareas y la posibilidad de que a raíz del nuevo sistema haya una reducción de personal en la empresa.

En un nivel paralelo se deben considerar los aspectos relacionados a la estructura de la organización, al impacto de los cambios sobre los sistemas de evaluación y compensaciones, las nuevas capacidades de la organización y su impacto sobre la estrategia competitiva, entre otros.

Por lo anteriormente mencionado, un proyecto de este tipo es considerado estratégico y como tal, es a la alta dirección a quien corresponde definir la visión y el alcance de los nuevos sistemas, comunicarlo y asegurar su exitosa ejecución.

La gerencia del proyecto, deberá analizar y proponer la estrategia a seguir  en Gestión de Cambio y quizá considerar el apoyo de especialistas en este importante y muy amplio frente.

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